비즈니스 메일 업무 이메일 작성 팁

비즈니스 메일 업무 이메일(Email) 작성 팁

안녕하세요. 아케한입니다. 

회사생활을 하면서 가장 많이 하는 의사소통 방법이 무엇일까요? 전화도 많이 하지만 가장 많이 하게되는 의사소통 방법은 아무래도 이메일(email)이지 않을까 합니다. 특히 매년 신입사원들이 들어오면 이메일 쓰기에 어려움을 겪는 경우도 많은데요. 그래서 오늘은 비즈니스 메일 업무 이메일 작성방법을 알아보도록 하겠습니다. 

1. 이메일 제목 작성 팁

- 제목은 짧고 정확한 문구로 작성하라

  제목은 너무 많은 말을 하지 않고 이메일 내용의 핵심적인 내용 또는 핵심적으로 요청하는 내용을 작성하는 것이 좋습니다. 너무 많은 말을 주절주절 적게 되면 받는 사람은 이게 무슨 이메일인지 파악하기가 어려워집니다. 예를 들면 "사용자별 업무관리기준 등록방법 문의" 와 같이 제목 내에서 요청하는 내용이 바로 보이는 경우 이메일 내용을 빠르게 파악하는데 도움이 됩니다. 

- 제목에 키워드를 활용하라

  가능하다면 이메일 제목에 핵심 컨텐츠를 알 수 있는 키워드를 포함시키는 것도 좋은 방법입니다. 키워드는 넘쳐나는 이메일 속에서 이메일을 쉽게 검색 할 수 있게 합니다. 전문가들은 하루에도 수십에서 수백개 이상의 이메일을 받을 수도 있기 때문에 이런 키워드를 잘 활용하면 이메일을 다시 찾아볼 때 좋은 이메일이 될 수 있습니다. 

- [말머리]를 적절히 활용하라

   제목에 말머리를 활용하는 것은 이메일의 종류, 목적을 더 쉽게 인지시킬 수 있으며 잘 정돈된 메일처럼 보일 수 있습니다. 예를 들어 [공지], [중요], [긴급], [참조], [요청] 등이 될 수 있습니다. 또한 외부업체로 메일을 보내는 경우에는 말머리에 회사이름을 적기도 합니다. 가령 "[ABC컴퍼니] 전자인증 시스템 작업 공지 안내" 와 같이 될 수 있습니다. 이런 경우 어떤 업체에서 온 메일인지 쉽게 확인 할 수 있습니다.

2. 이메일 본문 작성 팁

- 적절한 인사말을 사용하라

   이메일 본문의 첫 문장은 인사로 시작합니다. 가능 하다면 받는 사람을 이름으로 지정하는 것이 좋습니다. 그리고 인사말에 이어서 본인이 누구인지 알려주는 것이 좋습니다. 예를 들면 "홍길동 차장님 안녕하세요. IT개발1팀 강하나 입니다." 와 같이 하면 보낸 사람과 받는 사람이 누구인지 정확히 알 수가 있습니다. 만약 수신인이 여러명인 경우에는 "안녕하세요." 등 상대방 지칭 없이 인사말로 시작할 수 있습니다.

- 첫 번째 단락은 이메일 목적을 서술하라

   인사말이 끝난 다음 첫 번째 단락은 이메일 목적을 간략히 서술하는 것이 좋습니다. "담당업무가 변경되어 신규 권한 설정을 요청 드립니다." 또는 "OO홈페이지에 명시된 행정직 신청합니다." 와 같은 문장이 될 수 있습니다. 이메일은 짧은 시간에 내용을 파악 할 수 있어야 하기 때문에 간결하게 작성하는 게 중요합니다. 가능하면 길어도 3줄을 넘지 않도록 작성하는 것이 좋습니다. 

- 내용은 간단명료하게 내용에 따라 단락을 구분하여 작성하라

   내용은 간단하고 명료한 문장으로 작성하여 읽었을 때 내용을 쉽게 파악할 수 있어야 합니다. 또한 내용이 길어질 경우는 단락을 활용하여 유사 내용은 묶어서 구분해주는 게 좋습니다. 한 단락은 3줄~5줄 정도로 단락은 최대 3개~5개를 넘지 않도록 하는 것이 좋습니다. 내용이 그보다 많아지는 경우 이해하기 어려운 이메일이 될 수 있습니다. 그리고 핵심 내용은 굵은 글씨나, 색, 밑줄 등으로 강조하여 가독성이 좋도록 작성하는 것이 좋습니다. 

- 요청내용 등 결론을 작성한다

   이 이메일을 통해서 원하는 내용을 마지막에 명확하게 정리해 주는 것이 좋습니다. 간혹 가다가 본문 내용에 상황에 대한 설명만 많이 쓰고 정작 핵심적으로 요청하는 내용이 빠진 이메일을 볼 수 있습니다. 이런 경우 이메일 답변에 특정 내용을 받고 싶었는데 상대방은 그 내용을 빠트리고 회신하는 경우가 발생할 수 있습니다. "담당자 리스트를 2월 10일까지 회신 바랍니다." 와 같이 명확한 요청이 서술되어 있어야 원하는 답변을 받기 쉽습니다. 또한 회신 기한을 정해두면 상대방도 그 기한에 맞춰서 회신을 작성할 수 있기 때문에 회신을 받기가 더욱 수월합니다. 

- 끝인사와 서명을 활용하라

   끝인사는 인사말과 함께 기본적인 예의로 받아들여지고 있습니다. 마지막에 "감사합니다.", "수고하세요.", "감기 조심하세요." 등 간단한 끝인사로 마치는 것이 좋습니다.  

   서명은 이메일 하단에 항상 붙어 나가는 부분입니다. 서명을 활용하면 연락처를 따로 본문에 작성할 필요가 없어 편리합니다. 부로 명함의 내용을 그대로 적기도 하며, 본인이 중요하게 생각하는 문구 등을 적어두기도 합니다. 이때 이미지 서명의 경우는 상대방 이메일 서버에서 제대로 보여지지 않을 수 있기 때문에 가능하면 텍스트로 작성하는 것이 좋습니다. 

   

- 이메일을 보고 또 보라

   이메일을 작성했다고 바로 보내지 말고 항상 다시 보는 습관을 가져야 합니다. 이메일 내용 중 맞춤법이 틀렸거나 문장이 이상한 부분은 상대방에게 신뢰감을 떨어트릴 수 있습니다. 첨부파일을 빠트리고 이메일을 전송하는 부분도 흔한 실수 중 하나로 상대방에게 꼼꼼하지 않다는 인상을 줄 수 있습니다. 

3. 이메일 받는사람(Receiver), 참조(CC), 숨은 참조(BCC)의 활용

   이메일을 작성할 때 상대방의 이메일 주소를 넣는 방법은 세 가지가 있습니다. 첫째 받는 사람 부분에 넣기, 둘 째 참조(CC), 마지막으로 숨은 참조(BCC)가 있습니다. 이 세 가지의 의미를 구분해서 적절히 활용하는 것이 중요합니다.

- 받는 사람

   받는 사람은 일반적으로 우리가 알고 있는 수신인에 해당하며 이메일을 내용과 직접적으로 관련이 있는 사람들을 넣습니다. 이때 받는 사람이 여러명인 경우 작성하는 순서에 대해서는 직급 순으로 작성하는 것이 좋습니다. 

- 참조(CC)

   참조(CC)는 이메일내용에 직접 관계되진 않더라도 해당 내용을 알고 있어야 되거나, 도움이 되는 내용이라 참조하라는 의미로 넣습니다. 주로 타팀과 업무 이메일을 보낼 때 팀장님 등 상사의 이름을 참조로 넣으면 이메일 내용이 좀더 공신력 있어질 수 있습니다. 

- 숨은 참조(BCC)

   숨은 참조(BCC)의 경우 참조와 같은 대상을 넣지만 수신인 즉 받는 사람이 모르게 참조할 때 사용합니다. 일반적인 경우에는 잘 사용하지 않지만 외부 고객에게 이메일을 보내는 경우 상사나 관련 업무 담당자를 수신자 몰래 참조하게 할 때 쓰일 수 있습니다. 

오늘은 비지니스 이메일 작성 방법에 대해서 알아보았습니다. 이메일은 회사생활을 하게 되면 가장 많이 사용되는 커뮤니케이션 의사소통 수단입니다. 이메일을 잘 작성하는 것 만으로도 많은 사람들에게 좋은 인상을 남길 수 있습니다. 이 포스팅 내용이 비즈니스 메일 업무 이메일 작성에 어려움을 겪는 분들에게 도움이 되었기를 바랍니다. 감사합니다.