업무 보고서 작성 방법 - Business Report

안녕하세요. 아케한입니다. 

비지니스 보고서는 오늘날 업무 환경에서 가장 효율적인 의사소통 수단 중 하나입니다. 보고서의 범위는 굉장히 넓지만 오늘은 일반적으로 보고서를 작성하는 방법에 대해서 간단히 알아보도록 하겠습니다. 보고서의 정답이 정해져 있는 것은 아니기 때문에* 제가 하는 이야기는 참고만 하시고 각자 업무 상황에 맞게 참고용으로만 활용하시기 바랍니다. 

*보고서의 종류 및 성격 또 회사 방침에 따라 보고서 형식은 달라질 수 있습니다.

보고서란? 보고서 정의

먼저 보고에 대해서 사전 검색을 해보면 다음과 같이 나옵니다. 

보고서는 일에 관한 내용이나 결과를 알리기 위해 글이나 문서로 작성한 것입니다. 

일이나 사업 업무 현황에 대해 체계적인 정리 도구이면서 효과적인 커뮤니케이션 수단으로서 사업보고, 현황보고, 결과보고 등 직장생활 내에서 우리는 수 많은 보고서를 보고 또 작성하게 됩니다. 

보고서 작성을 잘 해야 하는 이유

보고서를 처음 작성하게 되면 멘붕에 빠지게 됩니다. 상사가 특정 업무에 대한 보고서를 작성 하라고 했는데 어떤 내용을 넣어야 되는지? 어느 정도 수준까지 넣어야 하는지? 정하는 것부터 모두 처음 하는 것이고 알려주는 사람이 없어 어렵습니다. 

보고서를 작성하는 목적은 다양합니다. 상사에게 신규 서비스나 사업에 대해 결재를 받기 위해 하는 경우도 있고, 업무 회의를 위해 업무 현황에 대한 보고서를 작성하여 공유할 수도 있습니다. 

그런데 보고서가 보기 어렵고 잘 이해되지 않는다면? 

또 보고서가 논리적이지 않고 수치 등에서 오류가 발생한다면?

보고 받는 사람들은 이 보고서를 신뢰할 수 없게 됩니다. 결론적으로 보고서의 목적 자체를 달성할 수 없게 되는 것이죠. 그렇기 때문에 보고를 하는 목적 즉, 상대방을 이해시키고 설득하며, 업무를 효율적으로 진행시키기 위해서는 잘 작성된 보고서는 필수요소라고 할 수 있습니다. 

또한 처음 보고서를 작성하기 시작하면 당연히 보고서에 오류가 생길 수 밖이 없습니다. 보고서를 작성 해서 상사가 보고 문제점을 지적해 주고 고치면서 배우면 좋겠지만 세상은 그렇게 친절하지 않죠. 소위 깨져가면서 배우다보면 늘긴 하겠지만, 애초부터 보고서가 형편 없다면 보고서 작성하는 사람의 업무 능력 자체까지 의심받게 됩니다. 이것이 회사생활에서 보고서 작성이 그만큼 중요한 이유라고 할 수 있습니다. 

보고서 작성방법 - 보고서 작성 원칙

그럼 보고서 작성이 고려해야 할 것들에 대해서 알아보겠습니다. 

첫번 째, 보고받는 대상을 생각해라

이 보고서를 작성해서 최종적으로 누구에게 보고가 되는 것인지를 아는것은 중요합니다. 최종 결재자 입장에서 알고 싶은 정보와 요청받는 내용이 목적이 명확해야 좋은 보고서라고 할 수 있습니다. 또한 가능하다면 최종 결재자의 성향 등도 미리 파악하는 것도 도움이 됩니다. 보고서에 세부내용을 모두 첨부하길 원하는 사람이 있는가 하면 보고서가 1페이지를 넘어가는걸 아주 싫어하는 사람도 있습니다. 또한 보고 받는 사람이 이 문제(Issue)에 대해 잘 알고 있는지 등 보고받는 사람이 얼마나 정보를 가지고 있는지도 파악하여 필요한 경우 전문용어인 약어 등은 풀어서 적어주면 이해가 쉽습니다. 

우리가 보고서 작성을 어려워 하는 이유 중에 하나는 우리가 보고를 받는 결재자가 아니기 때문이기도 합니다. 보고를 받는 단계까지 가기 전에는 최대한 보고받는 사람을 생각해서 작성하는 자세가 필요합니다. 

두번 째, 간결하게 작성하라, 핵심을 전달하라

보고서는 두괄식으로 작성하고, 내용도 간결한 문체로 핵심을 전달하는 것이 중요합니다. 문장은 중첩하지 않고, 내용단위로 잘라 목록화 시키는 것도 좋은 방법입니다. 우리는 항상 바쁩니다. 그런 중간에 보고서를 보고 이해하는데 오래 걸리는 보고서는 좋은 보고서가 아닙니다. 눈에 잘들어오도록 단락을 나누고 간결하게 작성하십시오. 꼭 알아야 할 핵심을 전달하고, 부연설명 등 부수적인 문장은 가능한 모두 제거하여 핵심을 파악하기 쉽도록 작성하세요. 

세번 째, 오타 및 수치상 오류가 있는지 두번 세번 검토하라

생각보다 우리들이 보는 보고서에는 간단한 수치의 합도 틀린 보고서가 많이 있습니다. 보고서를 보고 의사결정을 해야 하는데 이 보고서의 데이터가 신뢰할 수 없다면 우리는 이 보고서를 의사결정의 자료로 활용할 수 없습니다. 수치 오류 뿐 아니라 오탈자역시 보고서 작성자의 업무 능력까지 의심하게 만들 수 있습니다. 눈으로 발견하기 힘든 오탈자는 문서작성 툴의 맞춤법 검사 기능을 활용하여 간단하게라도 돌려 보는게 좋습니다. (시간도 얼마 걸리지 않습니다.)

참고로 보고서 샘플은 저작권 등이 문제가 될 수 있어서 첨부하진 않습니다. 샘플은 구글에서 보고서로 검색을 하면 정부부처의 보고서 등을 많이 볼 수가 있습니다. 정부 보고서는 우리나라에서 가장 포맷을 중요시하는 기관이기 때문에 우선 그런 보고서를 참고하시면 보고서의 구조 등을 파악하는데 도움이 됩니다. 

이상 위의 내용들은 일반적인 비지니스 글쓰기에도 통용되는 일반적인 이야기들입니다. 항상 보고서의 목적, 대상 등을 생각해서 효율적인 보고서를 작성할 수 있기를 바랍니다. 

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비즈니스 메일 업무 이메일(Email) 작성 팁

안녕하세요. 아케한입니다. 

회사생활을 하면서 가장 많이 하는 의사소통 방법이 무엇일까요? 전화도 많이 하지만 가장 많이 하게되는 의사소통 방법은 아무래도 이메일(email)이지 않을까 합니다. 특히 매년 신입사원들이 들어오면 이메일 쓰기에 어려움을 겪는 경우도 많은데요. 그래서 오늘은 비즈니스 메일 업무 이메일 작성방법을 알아보도록 하겠습니다. 

1. 이메일 제목 작성 팁

- 제목은 짧고 정확한 문구로 작성하라

  제목은 너무 많은 말을 하지 않고 이메일 내용의 핵심적인 내용 또는 핵심적으로 요청하는 내용을 작성하는 것이 좋습니다. 너무 많은 말을 주절주절 적게 되면 받는 사람은 이게 무슨 이메일인지 파악하기가 어려워집니다. 예를 들면 "사용자별 업무관리기준 등록방법 문의" 와 같이 제목 내에서 요청하는 내용이 바로 보이는 경우 이메일 내용을 빠르게 파악하는데 도움이 됩니다. 

- 제목에 키워드를 활용하라

  가능하다면 이메일 제목에 핵심 컨텐츠를 알 수 있는 키워드를 포함시키는 것도 좋은 방법입니다. 키워드는 넘쳐나는 이메일 속에서 이메일을 쉽게 검색 할 수 있게 합니다. 전문가들은 하루에도 수십에서 수백개 이상의 이메일을 받을 수도 있기 때문에 이런 키워드를 잘 활용하면 이메일을 다시 찾아볼 때 좋은 이메일이 될 수 있습니다. 

- [말머리]를 적절히 활용하라

   제목에 말머리를 활용하는 것은 이메일의 종류, 목적을 더 쉽게 인지시킬 수 있으며 잘 정돈된 메일처럼 보일 수 있습니다. 예를 들어 [공지], [중요], [긴급], [참조], [요청] 등이 될 수 있습니다. 또한 외부업체로 메일을 보내는 경우에는 말머리에 회사이름을 적기도 합니다. 가령 "[ABC컴퍼니] 전자인증 시스템 작업 공지 안내" 와 같이 될 수 있습니다. 이런 경우 어떤 업체에서 온 메일인지 쉽게 확인 할 수 있습니다.

2. 이메일 본문 작성 팁

- 적절한 인사말을 사용하라

   이메일 본문의 첫 문장은 인사로 시작합니다. 가능 하다면 받는 사람을 이름으로 지정하는 것이 좋습니다. 그리고 인사말에 이어서 본인이 누구인지 알려주는 것이 좋습니다. 예를 들면 "홍길동 차장님 안녕하세요. IT개발1팀 강하나 입니다." 와 같이 하면 보낸 사람과 받는 사람이 누구인지 정확히 알 수가 있습니다. 만약 수신인이 여러명인 경우에는 "안녕하세요." 등 상대방 지칭 없이 인사말로 시작할 수 있습니다.

- 첫 번째 단락은 이메일 목적을 서술하라

   인사말이 끝난 다음 첫 번째 단락은 이메일 목적을 간략히 서술하는 것이 좋습니다. "담당업무가 변경되어 신규 권한 설정을 요청 드립니다." 또는 "OO홈페이지에 명시된 행정직 신청합니다." 와 같은 문장이 될 수 있습니다. 이메일은 짧은 시간에 내용을 파악 할 수 있어야 하기 때문에 간결하게 작성하는 게 중요합니다. 가능하면 길어도 3줄을 넘지 않도록 작성하는 것이 좋습니다. 

- 내용은 간단명료하게 내용에 따라 단락을 구분하여 작성하라

- 요청내용 등 결론을 작성한다

- 끝인사와 서명을 활용하라

- 이메일을 보고 또 보라

   이메일을 작성했다고 바로 보내지 말고 항상 다시 보는 습관을 가져야 합니다. 이메일 내용 중 맞춤법이 틀렸거나 문장이 이상한 부분은 상대방에게 신뢰감을 떨어트릴 수 있습니다. 첨부파일을 빠트리고 이메일을 전송하는 부분도 흔한 실수 중 하나로 상대방에게 꼼꼼하지 않다는 인상을 줄 수 있습니다. 

3. 이메일 받는사람(Receiver), 참조(CC), 숨은 참조(BCC)의 활용

   이메일을 작성할 때 상대방의 이메일 주소를 넣는 방법은 세 가지가 있습니다. 첫째 받는 사람 부분에 넣기, 둘 째 참조(CC), 마지막으로 숨은 참조(BCC)가 있습니다. 이 세 가지의 의미를 구분해서 적절히 활용하는 것이 중요합니다.

- 받는 사람

   받는 사람은 일반적으로 우리가 알고 있는 수신인에 해당하며 이메일을 내용과 직접적으로 관련이 있는 사람들을 넣습니다. 이때 받는 사람이 여러명인 경우 작성하는 순서에 대해서는 직급 순으로 작성하는 것이 좋습니다. 

- 참조(CC)

   참조(CC)는 이메일내용에 직접 관계되진 않더라도 해당 내용을 알고 있어야 되거나, 도움이 되는 내용이라 참조하라는 의미로 넣습니다. 주로 타팀과 업무 이메일을 보낼 때 팀장님 등 상사의 이름을 참조로 넣으면 이메일 내용이 좀더 공신력 있어질 수 있습니다. 

- 숨은 참조(BCC)

   숨은 참조(BCC)의 경우 참조와 같은 대상을 넣지만 수신인 즉 받는 사람이 모르게 참조할 때 사용합니다. 일반적인 경우에는 잘 사용하지 않지만 외부 고객에게 이메일을 보내는 경우 상사나 관련 업무 담당자를 수신자 몰래 참조하게 할 때 쓰일 수 있습니다. 

오늘은 비지니스 이메일 작성 방법에 대해서 알아보았습니다. 이메일은 회사생활을 하게 되면 가장 많이 사용되는 커뮤니케이션 의사소통 수단입니다. 이메일을 잘 작성하는 것 만으로도 많은 사람들에게 좋은 인상을 남길 수 있습니다. 이 포스팅 내용이 비즈니스 메일 업무 이메일 작성에 어려움을 겪는 분들에게 도움이 되었기를 바랍니다. 감사합니다.